FAQ / Questions fréquemment posées
Quand évaluer et réévaluer ?
L'évaluation PLAISIR® sert, en particulier, à la détermination de la classe PLAISIR®, en fonction de laquelle sera déclenché le paiement du forfait journalier à charge des assureurs. Ces derniers procèdent à des contrôles de la classification. Il est donc très important que l'évaluation PLAISIR® soit à jour et corresponde à l'état effectif du résidant.
Voici quelques questions fréquemment posées à ce sujet et les réponses que la CT leur apporte :
Quand dois-je évaluer un
résidant ?
Comment prévoir la semaine d'observation ?
Quand dois-je réévaluer un résidant
?
A quoi sert le code A ?
Puis-je évaluer après coup un résidant
qui est sorti, parti ou décédé sans avoir été
évalué ?
Combien de temps puis-je attendre pour envoyer les FRANs
au centre de traitement des données ?
Puis-je détruire les anciens FRANs ?
Date d'évaluation et facturation
Quand dois-je évaluer un résidant ?
La décision No 9 de la CT, du 11 mai 2000, précise, entre autres points :
- Tout résidant est évalué une première fois entre la troisième et la huitième semaine suivant son admission (cf. article 1.1.).
L'expérience montre qu'il faut au moins trois semaines de présence
dans l'établissement pour que la situation du résidant se
stabilise. La semaine d'observation peut alors être organisée
après 21 jours et l'évaluation peut être effectuée
à partir du 28ème jour après l'admission.
Les personnes résidant dans un établissement pour une période
inférieure à 30 jours (courts séjours, vacances,
UAT et décédées) ne sont pas évaluées.
Comment prévoir la semaine d'observation ?
La semaine d'observation ne doit pas être la plus chargée de l'année. C'est normalement la semaine qui précède immédiatement la venue de l'évaluateur/trice. En effet, la date d'observation portée sur le questionnaire FRAN est en général celle du lundi qui suit la semaine d'observation.
Quand dois-je réévaluer un résidant ?
La décision No 9 de la CT, du 11 mai 2000, précise, notamment :
- Le résidant est réévalué chaque fois que son état se péjore ou s'améliore de manière sensible et durable (cf. article 1.2.).
- Il est admis, par résidant, au maximum 2 évaluations par année et au minimum 1 évaluation tous les deux ans (cf. article 1.2.).
- L'établissement est responsable de la gestion de la fréquence des évaluations (cf. article 2.1.).
- Le centre de traitement des données (EROS) enregistre dans
son système informatique les dates d'évaluation et signale
à l'établissement les résidants à réévaluer
(cf. article 2.2.), dont :
- l'état de santé a été reconnu instable (code A sur le bordereau de l'unité de soins)
- l'évaluation n'a pas été refaite depuis plus de 24 mois (Une croix (X) dans la colonne " C " du registre des pensionnaires signifie que le résidant n'a pas été évalué depuis deux ans ou plus et doit, de ce fait, être réévalué).
A quoi sert le code A ?
Lors de la relecture d'une évaluation, si le centre de traitement des données détecte une ou plusieurs actions de soins temporaires, dont le volume correspond à plus de 10% du temps total de soins, ou un événement provoquant des actions de soins " temporaires ", un code A est porté en regard du numéro du résidant sur le registre des pensionnaires et sur le profil bio-psycho-social. Par " action de soins temporaire ", on entend, par exemple, pansement, perfusion, certaines relations d'aide, aide pour les AVQ reliée à une fracture récente, observation bio-psycho-sociale constante, etc.
En fait, toutes les actions du FRAN peuvent déclencher le code A. Selon la situation, le mode d'assistance peut changer, les fréquences peuvent être à la hausse ou à la baisse, etc. Par exemple, une personne est évaluée suite à une fracture du bras; elle a un plâtre au moment de l'évaluation. Elle a besoin d'aide pour couper ses aliments, mais, vu son profil psychologique et physique, les relectrices pensent qu'une fois le plâtre enlevé et après une rééducation appropriée, le mode d'assistance passera à 1.
On peut imaginer la même chose pour les interventions d'élimination, d'hygiène, etc. Pour une personne ayant une pneumonie au moment de l'évaluation (faiblesse, hyperthermie, plutôt à sa chambre, etc.) les relectrices pensent qu'une fois cette période passée (1-2 mois) certaines actions n'auront plus lieu d'être (température, pulsation, perfusion); d'autres actions verront éventuellement leur fréquence diminuée (moins de frictions, par exemple) alors que d'autres actions pourraient être ajoutées (activités récréatives, marche), puisque la personne n'a plus sa pneumonie et son état fébrile.
Ces exemples peuvent aussi se retrouver en psychiatrie (la clientèle psychiatrique n'est pas à l'abri des fractures et des pneumonies...). Sinon, comme autre exemple de code A en psychiatrie, il peut s'agir d'un résidant en crise, avec un problème d'agressivité ou de fugue qui a amené l'évaluatrice à choisir une relation d'aide, des observations constantes durant un ou plusieurs jours, sur un nombre d'heures donné, etc.... L'évaluatrice, au téléphone, est en mesure d'expliquer la situation ce qui permet aux relectrices de déterminer avec elle s'il s'agit d'une situation récurrente (pas de code A) ou exceptionnelle reliée à un événement particulier et ponctuel (code A). L'EROS ne met pas un code A en psychiatrie quand il y a une relation d'aide chaque semaine pour gestion des conflits, pour de l'écoute. Les relectrices savent que cette situation est souvent récurrente.
Pour la psychiatrie de réadaptation, la majorité des codes A sont déclenchés parce que le résidant est admis en phase de décompensation (sévère).
L'EROS ne demande pas de réévaluation pour les modules d'enseignement qui sont enregistrés dans le FRAN (module compétence, gestion du stress, gestion des symptômes, enseignement des médicaments, ...) mais pense que ces modules sont là pour permettre à la personne d'être plus autonome et de mieux gérer son comportement, sa pathologie, etc. Certains résidants d'établissements psychiatriques arrivent même à aller travailler dans la semaine, donc être absents de l'EMS dans la journée, certains vont aller les fins de semaine à leur domicile, etc. Cela ne signifie pas pour les relectrices qu'il n'y a plus de travail à faire avec ces personnes mais qu'elles en demandent un peu moins que celles qui sont en "crise".
Ce code A signifie donc que la situation doit être réévaluée, car un certain nombre d'indices relatifs à l'état de la personne nécessitent d'être validés dans un délai plus bref que celui que fixe la règle habituelle, à savoir 6 mois à 2 ans. Il est en effet important d'éviter que des actions de soins temporaires influencent la charge en soins au-delà de la période où elles sont requises.
Puis-je évaluer après coup un résidant qui est sorti, parti ou décédé sans avoir été évalué?
Non, il n'est pas possible d'évaluer a posteriori des résidants qui sont déjà sortis de l'EMS. Il est en effet convenu que l'évaluateur doit pouvoir apprécier l'entier de la situation et voir le résidant lors de l'évaluation. De plus, la relecture doit pouvoir se faire à partir d'un dossier ouvert.
Dans le canton de Vaud, un forfait spécifique est prévu pour des personnes décédant avant évaluation. Dans les cantons de Genève et Jura, il n'y a pas de forfait particulier pour les décès, c'est le forfait d'attente qui est appliqué. Dans le canton de Neuchâtel, une évaluation préalable est faite avec l'outil DELICES, qui doit être confirmée avec PLAISIR®. Si la personne sort de l'institution ou décède avant confirmation, l'évaluation DELICES reste valable.
Combien de temps puis-je attendre pour envoyer les FRANs au centre de traitement des données?
La décision No 24 de la CT, du 4 février 2004 précise :
- Afin de limiter les frais de port, les établissements groupent autant que possible les envois postaux des évaluations. Il n'est pas nécessaire d'effectuer plus d'un envoi par mois. En outre, il est possible et recommandé de grouper les envois de plusieurs établissements.
- Le délai entre la date de l'évaluation et l'arrivée au centre de traitement des données ne doit cependant pas dépasser cinq semaines car pour donner des résultats fiables, les FRANs doivent être traités dans un délai rapproché de la période d'observation. Si ce délai se prolonge, la relecture devient difficile et l'état du résidant peut avoir changé.
- Si ce délai est supérieur à cinq semaines, le traitement de l'évaluation n'est pas effectué et l'évaluation doit être refaite. Le centre de traitement des données en informe l'établissement et le représentant cantonal.
Puis-je détruire les anciens FRANs ?
Le FRAN et le profil bio-psycho-social font partie du dossier du résidant. Le mode et la durée de leur archivage dépendent de la législation en vigueur pour le dossier médical dans l'institution et le canton.